ВД.: Тяжело ли в наше время найти хорошего секретаря?
Л.П. При подборе секретаря я столкнулась с большими объективными трудностями, с одной стороны много требований к соискателям, с другой стороны разноречивый людской поток. Требовалась одна человека единица, на объявление откликнулось более 100 человек, это значит, что людям нужна работа. На основании чего я делаю вывод, масса людей ищет работу с одной стороны, а с другой стороны масса руководителей ищут кадры, но ожидания обоих сторон не совпадают. И это общая социальная картина на рынке труда.
ВД.: Что Вы как руководитель вкладываете в понятие прекрасный секретарь?
Л.П.: -
1. Дисциплинированным.
2. Обязательным.
3. Организованным.
4. Обладать достаточной долей настойчивости, чтобы с одной стороны представлять интерес руководителя, а с другой стороны иметь смелость обратиться к руководителю за разъяснениями.
Все эти качества я хотела бы видеть в своем помощнике. Этот человек должен быть достаточно эмоционально, психологически и социально зрелым, а именно соблюдать дистанцию в отношениях, знать границы своих полномочий и не нарушать границ людей с, которыми он контактирует. Иметь достаточно стабильный эмоциональный уровень и фон настроения. Он должен обладать умением не вносить переживания своей личной жизни в свою работу. И не проявлять излишних эмоций по отношению к клиентам.
ВД.: Лично Вам, каким видится соискатель, попадающий под определение ПРЕКРАСНЫЙ СЕКРЕТАРЬ?
Л.П.: Секретарь не должен пользоваться своей привилегией близости к руководителю, решать от его имени личные вопросы, и со своей стороны не должен обращаться с личными просьбами к клиентам. Все это должно обсуждаться с руководителем во время официального приема.
ВД.: Есть ли взаимосвязь между поведением секретаря и психологическим состоянием клиента?
Л.П.: Есть. Очень бы хотелось, чтобы у секретаря всегда был эмоционально нейтральный и приветливый фон настроения, чтобы он не робел перед статусными клиентами, и был бы одинаково любезен с клиентами находящимися в растерянности.
ВД.: Чего ни в коем случае не должен делать хороший секретарь в профессиональном плане?
Л.П.: Секретарь ни в коем случае не должен быть источником конфликта по отношению к клиентам и сотрудникам, должен как губка впитать претензии и уметь обсудить их с руководителем.
ВД.: Требования к секретарю сегодняшнего дня, требования к секретарю, ну скажем 10-15 летней давности, они сильно изменились?
Л.П.: Моей организации 15 лет. И оборачиваясь назад, я помню момент, что мне было достаточно, чтобы в приемной сидел человек, отвечал на телефонные звонки и выполнял некоторые технические функции, и самое главное 10 лет назад наша организация не была столь оснащена технически - не было компьютеров, ксерокса, и даже факса. А современный секретарь должен быть не только социально зрелым, но и технически грамотным. Поэтому 10 лет назад у меня секретари работали в возрасте «молодые пенсионерки», а сейчас я ищу в молодых женщин в интервале от 25 до 45 лет.
ВД.: Должен ли секретарь быть психологом или это уже удел менеджеров?
Л.П.: Очень интересный вопрос, особенно мне, как директору психологического центра и профессиональному психологу. Безусловно, профессиональный психолог это образ жизни и особый взгляд на людей, и профессиональное отношение к жизни. Поэтому я не хотела бы видеть на месте секретаря профессионального психолога. Но существует житейское понятие «Ну ты настоящий психолог» в него вкладывают умение человека адекватно и правильно строить межличностные отношения. В бытовом смысле этого слова секретарь должен быть психологом, но не в профессиональном смысле. Другими словами он должен интуитивно строить отношения. Но причины внутренней структуры мира клиента ему знать не обязательно. В обязанности секретаря не входит изменить клиента. Секретарь должен уметь приспособиться к любому клиенту. А если клиент очень конфликтный, минимизировать его конфликтность.
